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効率的な書類整理の方法10個|あると便利なグッズ
更新日:2020年08月28日

山積みになった書類を目にするだけで書類整理のやる気が失せますし、どこから手をつけていいか分からりません。ところが意外と書類整理を始めると止まらなくなってしまうものです。効率よく書類整理するためにあらかじめ整理のコツやグッズなど把握しておくと良いでしょう。

効率的な書類整理の方法10個|あると便利なグッズ

書類整理は手間がかかる

必要な書類がどれだけ探しても見つからない、もしかしたら間違って捨ててしまったのだろうか、そんな風に書類が必要な時に見つからず忘れた頃に出てくる、という経験があるのではないでしょうか。

どこにどの書類があるか分からない、溢れかえってしまった書類の山から1枚の書類を見つけるのは不可能に等しく見つかるとすればそれは奇跡に近いものだといえるでしょう。

すっきり整理して仕事効率アップ

書類の山を整理するのも大変難儀で非常に手間のかかる作業です。しかしながら書類をすっきりと整理することができれば仕事の効率は格段にアップします。

まず書類を探す手間が省けるという点はもちろん、デスクの上がキレイに書類整理されていると仕事に対するモチベーションも変化してきます。
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効率的な書類整理の方法10個

とはいえ溢れかえる山のような書類の整理、正直どこから手をつけていいのか分からない、という方も多いでしょう。難しく考える必要はありません。これから紹介する10個の整理の方法を参考に自分にあった書類整理を見つけていきましょう。

方法1:要らないものは捨てる

「断捨離」という言葉を最近よく耳にします。そう、書類整理においても最も基本的なことです。要するに要らない書類は捨てる。仕事をしていく上で書類は増え続ける一方です。

「必要かもしれない」という判断をできるだけせず、明確に必要か不要かを見極めて普段から要らない書類は捨てるように心がけましょう。要らない書類の基準として、少なくとも1年間必要としなかった書類は今後も必要ないと判断して大丈夫でしょう。

方法2:すぐ使うものは手前に

引き出しの中に綺麗に仕舞ったとしても取り出す時に少しずつその綺麗さは崩れていきます。すぐ使うものやよく使うものは他の書類をいちいち取り出さないで済むように手前に置くと良いでしょう。

そして手前に仕舞うことによって用事が済んで片付ける際にも手間にならいので、めんどくさがってデスクの上に置いたままにしてしまう可能性も少しは軽減されるのではないでしょうか。

方法3:隠すものと見せるものを分ける

デスクの上に見えるように置くのか、デスクの引き出しの中に仕舞うのか、方法2で紹介したようにすぐ使うものは取り出しやすいよう見える場所に置くとよいでしょう。また、重要な書類はたとえすぐ取り出さなければならない場面でも隠せる場所に仕舞う方がいいでしょう。

方法4:カテゴリーごとに分ける

至極基本的なことですが基本的なところこそ最重要ポイントといっても過言ではないでしょう。どこにどの書類があるかを把握するためには仕事関係、病院関係、子どもの学校関係などカテゴリーごとに分別してファイリングするべきでしょう。

方法5:リングファイルにいれる

書類が増え続けると当然嵩張ります。問題を解決するのに最適なのがリングファイルです。ある程度書類が増えても嵩張らずにスッキリとファイリングできます。また、カテゴリー別に分けることもできるので使い勝手もよくです。

方法6:クリップボードにまとめる

スケジュール関係など毎日目を通すべき書類はクリップボードにまとめて壁に掛けるとスッキリします。よく冷蔵庫に貼られているのを目にしますが冷蔵庫の範囲は限られています。

クリップボードですと装飾を施すこともできアレンジを楽しむ事もできてインテリアとしても機能するのでです。

方法7:壁付けウォールラック

文字とおりクリップボードと同じように壁に掛けられるラックです。引き出しやデスク周辺に収納しきれない場合などにです。

この壁付けウォールラックもまたインテリアとしても機能するためその他の収納スペースに余裕がある場合にも、壁がシンプルで寂しい時にワンポイントのインテリアとしてです。

方法8:ポイントカード

今やほとんどのお店でそのお店のポイントカードがあります。やはりポイントカードは発行した方がお得にお買い物できるのでどんどん溜まっていってしまい財布の容量がすぐにいっぱいになってしまいます。

飲食店、服屋などの毎日利用するわけではないお店のポイントカードは財布から取り出しファイリングした方が良いでしょう。また常に持ち歩かないことにより無駄な出費を避けることにも繋がるでしょう。
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方法9:領収書

確定申告を目前に控えて慌てて領収書を搔き集める、今年こそはと思いながら毎年そんな調子で結局見つからなかった領収書も、という方も多いのではないでしょうか。

領収書は形がさまざまであるためファイリングするには少々難儀です。プラスチックの容器やボックスなど空間のあるものにまとめていれておくと良いでしょう。

方法10:アルバムも綺麗に整頓する

書類だけでなく思い出の写真もまた増え続けるます。年別や主に写っている人別などに分けて保存すると良いでしょう。

また書類整理と違ってアルバムはお洒落に整理したいです。デザイン性の高いアルバムを選んだり収納するボックスに合うものを選んでバリエーションを楽しむのも良いでしょう。

収納で悩む貴方にボックス

デスクの上での書類整理が一番悩むところではないでしょうか。見える部分だからオシャレさも欲しいし、かつスッキリとさせたい。その要望を両立できるファイルボックスです。

シンプルなのでどのようなデスクにも合わせられます。シンプルですがデザイン性が高く利便性も高いのでです。

書類整理にあると便利なグッズ

キレイに書類整理されているデスクを見てみると、そのデスクの持ち主以外の人でも一目でどこに何があるのかわかるように工夫されています。そこに使われている書類整理グッズは決して高いものではありません。

仕事の効率化を考えて、必要な経費として導入してみることをします書類整理が苦手な人にはグッズを用いることは難しいように思えますが、普段から書類整理することが苦手な人こそ必要なものだと言えます。

見出し付きホルダー

どこにどの書類整理があるかを一目でわかるようにするためには欠かせないアイテムです。

書類整理は立てて置くか寝せて置くかのどちらかになりますが、当然書類を何枚も重ねて整理していくためこの見出し付きホルダーでもない限りどこにどの書類が仕舞われているかを判断することは不可能にひとしいでしょう。

見出し付きホルダーがあれば寝せて置いて真上から見た場合でもどこにどの書類が整理されているかわかるのでです。

ペーパーボックス

あまり必要としない書類はペーパーボックスにまとめると良いでしょう。片付けの苦手な人が書類整理をする際に細部まで丁寧にファイリングしていては集中力が保たないでしょう。

家電製品の取り扱い説明書などいざという時に必要となる可能性がある、けれど当分は出番がないであろう書類はペーパーボックスにまとめてしまいましょう。

仕切りスタンド

書類を立てて整理する場合に欠かせないのが仕切りスタンドです。種類や用途ごとに分別する役割はもちろん、この仕切りスタンドがなければ書類だけを立てて置くことすらままならないでしょう。そしてこの仕切りスタンドはデザインがさまざまです。

書類整理する際に自分の好きなデザインのものを使うとまた仕事に対するモチベーションが上がり仕事の効率カにも繋がってくるでしょう。

クリアファイル

当たり前のように書類整理に用いられているクリアファイルですが、このクリアファイルももちろん、書類整理には欠かせないアイテムです。種類や用途ごとに分別する際にクリップを使うと書類の枚数の限界がすぐきてしまいます。

輪ゴムなどを使うとゴムが溶けてしまう恐れや書類がくしゃくしゃになってしまう恐れがあります。改めて考えてみるとクリアファイルは書類整理において代えの利かない大変重要なアイテムだと言えます。
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コツを抑えて効率的に整理しよう

一度書類整理ができても、すぐにまた散らかってしまってはせっかく書類整理に費やした時間と労力がほとんど無駄になってしまいます。効率の良い書類整理のコツはやはり取り出しやすく片付けやすいという書類整理のやり方でしょう。

必要な時に必要な書類がすぐ取り出せる、また大した手間がかからずにすぐ片付けられることがポイントです。そして常にキレイな状態を保ったデスクで毎日心地良く仕事に臨める環境を作り上げていきましょう。

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思い立ったが吉日です。今すぐに書類整理をしようと試みる方や、整理整頓ができない理由を知りたい方に記事を以下にのせておきます。ぜひ参考にされてみてください。
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初回公開日:2018年10月31日

記載されている内容は2018年10月31日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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