Logo
menu
仕事を効率よくする10の方法|効率よくする人の7つの特徴
更新日:2020年08月28日

同じ仕事をするのでも、時間がかかる人と、効率よくする人がいます。効率よく仕事をする人は、時間が余り、早く帰れたり、別の仕事ができたり、好循環となりどんどん良い方向に向かっていきます。仕事を効率よくする方法について考えます。

仕事を効率よくする10の方法|効率よくする人の7つの特徴

仕事を効率よくする人の7特徴

「効率よく仕事をしなさい」と誰でも1回は言われたことがあるでしょう。事前準備をしっかりするべきなのか、それともとにかく仕事をするスピードを上げるべきなのか、はっきりと言える人は実際少ないです。

上司に「効率よく仕事をしろ」と言われても、結局我流になってしまい、納期ギリギリになってしまったりします。

では、効率よく仕事をする人の特徴とは、どのようなものがあるのでしょうか。7つの特徴を見ていきます。

特徴1:仕事の全体を把握している

効率よく仕事をしなさいと言われたら、早く始めなければならないと思い、とりあえずわかる部分から手をつけがちです。しかし、効率よく仕事をする人は、焦ってとりあえずで手をつけたりせずに、まず仕事の全体を把握します。

今回の仕事の目的は何なのか、その目的の達成のためには、どのような項目をクリアすることが必要になるのか、どのくらいの時間がかかるのかなどを、一番初めにじっくり考え、仕事の全体を把握します。

特徴2:目標設定ができている

仕事を効率よくする人は、まず、仕事の目標設定をします。目標設定をすることによって、問題が起こったとしても、その場しのぎで解決するのではなく、設定した目標の達成のために問題を解決しようとします。

その場しのぎでの解決では、結局さらに問題が起こり、立ち行かなくなります。

すぐに仕事を始めずにまず目標設定をするので、着手するまでに時間がかかりますが、目標さえ忘れなければ、結果、効率のよい仕事ができます。

特徴3:オンとオフができている

仕事を効率よくする人は、いつも仕事のことを考えているのではありません。仕事での目標を達成するために、長時間仕事をしているのではありません。

仕事を効率よくする人は、オンとオフの切り替えがしっかりできます。仕事をする時間をしっかりと決め、その時間を守ります。

仕事以外の時間は休むときはしっかりと休み、遊ぶときはしっかりと遊びます。そうすることでリフレッシュして、仕事が効率よくできます。

特徴4:こだわりすぎない

仕事ができる人というのは、こだわりが人より強いイメージがあります。しかし、仕事を効率よくする人は、こだわり過ぎて、仕事を無意味に長引かすことをしません。

もちろん、仕事の結果にこだわることは必要です。しかし、こだわり過ぎると時間がかかりそもそもの納期に間に合わなかったり、仕事にムラがでてきてしまったりします。

仕事を効率よくする人は、適度なこだわりを持って仕事をします。

特徴5:整理整頓ができている

仕事を効率よくする人のデスクや身の回りは整理整頓ができています。整理整頓は、仕事を進める上で基本中の基本となります。

「あれ、あの書類どこに置いたっけな」「あのデータがほしいな」というときに、整理整頓ができていなければ、それを探す時間が必要になり、結果的に仕事の完了が遅れます。

仕事を効率よくする人は、身の回りの整理整頓ができていることによって、頭の中の整理整頓もできています。
関連
仕事を効率よくする10の方法|効率よくする人の7つの特徴
周りをキレイにする整理術基本の7つ|あると便利なグッズ - 収納に関する情報ならCutee

特徴6:マルチタスクを避けている

マルチタスクとは、2つ以上の仕事を同時にすることをいいます。一見、マルチタスクは効率のよいイメージがあります。しかし、実はマルチタスクは非効率的です。

仕事をする途中で、別の仕事の案件で問題があると、今していた仕事が止まってしまいます。その結果、どちらの仕事も本来進むべきスピードで進まなくなります。

仕事を効率よくする人は、マルチタスクではなく、一つの仕事に集中して進めます。

特徴7:新しいことに目を向けている

仕事を効率よくする人は、一つの仕事が終わったら、「はい、終わり」とはなりません。常に新しいこと、次の仕事に目を向けています。

常に新しいことに目を向けることによって、一つひとつの仕事が点で終わらず、線でつながり、以前していた仕事のアイディアが今している仕事に利用できることがあります。

その結果、スイスイと仕事が進み、効率がよくなります。

仕事を効率良くする10の方法

これまで、仕事を効率よくする人の特徴をいくつか見てきました。

では、実際、自分が仕事を効率よくするためには、どのような方法を実践したらよいのでしょうか。その方法を見ていきます。

方法1:目標設定をする

「仕事を効率よくしよう」と考えたら、一刻も早く仕事に取りかかりたいと考えてしまいます。しかし、重要なのは、仕事に着手する前に、目標を設定することです。

この仕事の目的は何なのか。そして、その目的を達成するためには何をすべきなのか。起こり得る問題は何なのか、その解決方法は何を用意すべきなのかを考えます。

目標を設定していれば、仕事の軸がずれそうになったときに、修正しやすくなります。

方法2:優先順位をつける

仕事を効率よくするために目標設定をした後にもまだ、仕事に取りかかってはなりません。目標設定の後に、仕事の優先順位をつけましょう。

仕事の完了までに行う作業の順番を決めることによって、途中で迷うことがなくなります。

優先順位を決めておかないと、「やっぱりあれを先にやった方がいい」とか「これは後にすべきだった」ということが途中で起こり、「やりかけ」の仕事が発生してしまいます。

方法3:簡単な仕事から始める

仕事を効率よくするためには、難しいことから片付けたら、後が楽になると勘違いされがちです。

しかし、仕事を効率よくするためには、簡単な仕事から始めて、仕事の勢いをつけることが重要です。

簡単な仕事から始めることで、頭の準備運動となります。また、簡単な仕事から手をつけることで、「仕事が順調に進んでいる」と実感することにより、モチベーションの維持にもつながります。

方法4:整理整頓をする

仕事を効率よく進めたいと考えると、取り出した資料やデータをそのまま出しっぱなしにして、とにかく先に進めたいと考えてしまいます。

しかし、それがどんどん溜まっていって、仕事場が雑然としてくると、次にその資料やデータが必要なときに見つからずに、逆に不要な時間がかかってしまします。

取り出した資料やデータをしっかり元に戻し、整理整頓を怠らないことによって、仕事を効率よく進めることができます。

方法5:時間を区切って行う

仕事を効率よく進めたいと考えると、「仕事が終わるまで今日は帰らずに頑張ろう」と考えがちです。

しかし、それではオンとオフの切り替えができずに、心身ともに疲れている状況で仕事をすることになり、非効率的です。

「今日はこの時間まで頑張って、ご褒美にビールを一杯飲もう」などと時間を区切るようにして仕事をすると、モチベーションも高まりますし、リフレッシュして、明日の仕事の効率のよさにつなげることができます。

方法6:似ている仕事はテンプレート化しておく

仕事をしていたら、この仕事とこの仕事は似ているな、同じような要領で進める事ができるな、と感じるものがあります。

仕事をする際、テンプレートを作っておくと、後で似たような仕事が発生したときに、大幅な時間短縮となります。

テンプレートを作るということは、その瞬間の仕事には必要のないことで、時間をとられることになります。しかしその一手間が、仕事全体の効率化に役立ちます。

方法7:スケジュール管理をする

仕事を効率よくするためには、仕事の完了の日時から、いつ何をしたらよいのかを逆算し、スケジュールを管理する必要があります。

スケジュール管理は、全ての仕事が完了する日を把握しておけばよいのではありません。作業工程一つひとつの完了日時を細かく設定すべきです。

そして、今の作業をいつまでに終わらせたらよいのか、メンバー全員が共通認識を持つ必要があります。
関連
仕事を効率よくする10の方法|効率よくする人の7つの特徴
実践したい手帳術11コ|手帳を使いこなす便利グッズ4選 - 暮らしに関する情報ならCutee

方法8:システムやツールを利用する

仕事を効率よくするためには、使える限りのシステムやツールをめいいっぱい利用する必要があります。

そのためには、常日頃から、仕事の効率化に有効なシステムやツールの情報を得ることができる環境を整えておかなければなりません。

同僚との日常会話や、雑誌などの情報に敏感になり、それをすぐに取り入れるフットワークの軽さが必要です。

方法9:不必要なことはやらない

仕事を効率よくするためには、必要なことのみをしましょう。

仕事をする上でよく、「昔からのしきたりで」「先輩に言われたから」などという理由で、不必要なことをして、非効率になっている場合があります。日本の縦社会ではよく見られることです。

仕事を効率よくする人は、そのような無駄な決まり事に左右されません。目標達成のために必要な仕事だけをします。

方法10:人に頼る

仕事を効率よくする人は、何でも自分でやりきってしまう、「デキる人」というイメージが強いです。

しかし、意外と、仕事がデキると言われる人は人に頼るのが上手いです。

仕事の失敗の原因の一つに「抱え込み過ぎ」が挙げられます。そうならないために、自分の実力不足を素直に認め、得意な人がいればその人に頼り、利用できる人脈を最大限に利用できる人が仕事を効率よくすることができます。

仕事で悩んだあなたにサービス

仕事を効率よくしたいと考えていても、どうしても行き詰まることがあります。パワハラやセクハラなどの人間関係がある場合もあります。

仕事自体や、職場の人間関係に悩んだ方には、「マイナビエージェント」をします。

必ず転職しましょうというわけではなく、今の凝り固まった頭をほぐすという意味でも、違う会社を見てみるものよいでしょう。
マイナビエージェント

スケジュール管理のポイント

仕事を効率よくするためには、スケジュール管理が大変重要になります。

いくら良いアイディアを持っていても、作業が早いスタッフが揃っていても、スケジュール管理一つで、仕事がうまくいくかいかないかが決まります。

スケジュール管理のポイントを見ていきます。

ポイント1:タスク管理

仕事には、やらなければならないタスクが山ほど発生します。それをしっかり管理しなければ、仕事は永遠に終わりません。

タスク管理で重要なのは、全員が、はっきりわかるようにすることです。その部分に関わっている人も関わっていない人も、誰がどれだけの仕事を抱えているかを一目瞭然でわかるようにする必要があります。

大きなボードに、それぞれが抱えている仕事を貼り出し、終わったら削除するという方法が有効です。

ポイント2:時間管理

全員が一目瞭然でわかるタスク管理には、「時間管理」も必要になります。

それぞれが抱えている仕事を貼り出すことに加えて、いつまでに終えるべき仕事なのかを明示しましょう。

自分で明示することで、その意識が自然と高まります。その期限に向けて、細かく時間管理をするようにします。
関連
仕事を効率よくする10の方法|効率よくする人の7つの特徴
時間の使い方が上手な人の特徴8選・上手な人と下手な人の違い - 性格・タイプを調べるならCutee

仕事の効率化にはタスク管理が大切

仕事を一人でするときも、チームでするときも、仕事の効率化に重要なのはタスク管理です。

とにかくまず、やるべきタスクを全て挙げます。自分一人のときは手帳に書き出します。チームでするときは、全員が見えるボードに書き出します。

そうして、一つのタスクが終わる度に、しっかりと削除していきます。

いろいろな方法で仕事を効率よくやろう

仕事を効率よくするためには、自分一人の力で、自分だけの方法でしないことが重要です。

自分のやり方が一番と考えていては、新しいシステムやツールの情報を得るチャンスを逃してしまうことになります。

より良い方法を常に探すことも、仕事を効率よくするためになります。
関連
仕事を効率よくする10の方法|効率よくする人の7つの特徴
要領が悪い人の特徴6つと原因5つ|要領がよくなる5つの解決法 - cutee
関連
仕事を効率よくする10の方法|効率よくする人の7つの特徴
無能な働き者の特徴10個|無能な働き者から脱却する方法4つ - cutee
初回公開日:2018年10月16日

記載されている内容は2018年10月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。